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    信息化管理下的医院财务内部控制探讨

    作者: 卢 新

      【摘要】随着信息化的发展,医院各项管理工作都已利用信息管理系统来实现,这种情况下,财务内部控制和风险防范就越来越重要。本文从五个方面谈到了在信息化管理下如何加强医院财务内部控制,以保证医院信息化管理系统正常有效的运行。 中国论文网 //www.rw8j.com/1/view-176624.htm  【关键词】医院 信息管理 内部控制
      
      随着科学技术的发展,会计信息化管理在医院的财务管理中被广泛应用,医院的会计管理已经从原有的手工记账、结账变为计算机管理?!兑皆翰莆窕峒颇诓靠刂乒娑?试行)》的出台,对广大医院财会工作人员的素质和业务能力提出了更高要求。由于医院既不同于工业企业,也不同于商业企业,医院信息化有自身的特殊性。医院财务电算化信息系统由五部分组成:会计核算软件系统、固定资产管理系统、药品核算管理系统、医保信息管理系统、库存物资管理系统。
      
      一、如何提高会计核算软件系统与HIS的衔接
      
      医院信息系统(HIS)作为医院现代化管理的标志之一,已经在各公立医院普遍应用。信息系统下的工作人员要有明确的岗位和职责分工,应设置系统数据管理员、系统维护员、操作员和审核员、记账员、会计档案管理员等岗位,各岗位按不相容岗位加以分离的原则给予授权,各操作员之间权限明确且要相互制约。未经授权的人员不得操作系统软件,不得进入、操作相应的功能???以达到相互制约、预防或减少错误发生的目的。
      对于会计业务的处理流程,医院在会计软件中设计了防止重复操作、遗漏操作和误操作的控制程序,违反操作规程和操作时间应及时予以提示和制止,建立操作日志制度。计算机程序中应对所有操作留有记录,包括操作时间、操作者、操作内容等。对已记账和已记账业务设置不可修改或逆操作程序。要修改必须通过编制记账凭证冲正或补充登记来更正。加强内部牵制、内部审核,从而减少病人费用差错率。
      1、会计核算软件系统中会计核算的时间应与HIS系统一致,只有这样才能保证会计核算的准确性。
      2、及时核对门诊收入与HIS门诊收入统计数。核查收款员缴款与HIS门诊收入是否相符,重点检查门诊病人退费手续是否完备,退回的发票联与存根联是否相符,对可疑的退费要详查。
      3、按月核对预交金总账科目发生额与HIS系统预交金缴存统计数是否一致,重点加强预交金的核查与控制。
      4、按月核对会计核算软件系统住院收入总额与HIS住院收入汇总额是否一致。核查应收在院病人医疗费用和HIS系统中的统计额,保证住院收入安全汇缴。
      
      二、如何加强固定资产的内部控制
      
      综合医院的大型精密设备和仪器数量多,价值高,内部会计控制必须到位,国有资产管理办公室负责医院固定资产的数量与金额管理,财务科对固定资产实行金额控制,要在主管院长的统一领导下,将各职能部门与使用单位组成管理体系,明确职责,制定制度,从论证、决策、实施、使用到清理的全过程进行有效的控制,建立健全三账一卡制度,防止资产流失、转移。
      1、编制预算,统筹安排,合理利用。各部门应在上年末提交下年度购置设备的申请、预算,由设备部门统一编制预算,组织专家进行论证。最大限度地减少盲目性,降低空置率,提高设备的使用效率,实现院内资源共享。财务部门根据预算和设备采购合同支付款项,对超出预算的支付申请,不符合合同规定的支付申请坚决不予支付。
      2、固定资产验收合格后,财务部门根据验收单据及时办理财务转账手续,增加固定资产。要求使用固定资产动态管理信息系统,将该固定资产的分类代码编号、名称、规格型号、取得日期、使用状况、使用方向、金额、累计使用年限等项目录入信息系统做成固定资产卡片,形成基础数据库,每月固定资产会计打印固定资产明细账,向财务科上报固定资产报表,财务科将报表金额与会计核算软件系统的固定资产明细科目相核对,每年要保证至少一次固定资产清查,做到账账、账卡、账实相符。
      3、正确计价和确定固定资产计提折旧的方法。对购入的固定资产,应按照实际支付的买价、包装费、运输费、安装成本、交纳的有关税金等计价;对自建的固定资产,按照建造过程中实际发生的费用计价;对捐赠的固定资产,按照市场同类固定资产的价格或捐赠方提供的发票账单加上接受捐赠的固定资产时发生的有关费用计价;对有关部门批准,无偿调拨的固定资产,按调出单位账面价值和新发生的相关费用计价;融资租入的固定资产,按合同协议价加上运费、保险费等计价;同时按照本单位实际情况采用合理的固定资产计提折旧方法提折旧。
      4、清查盘点。对固定资产进行定期与不定期盘点有利于掌握固定资产的动态及静态的变化,对盘盈、盘亏、调拨、报废、毁损的固定资产,要查明原因,呈报主管院长及有关主管部门,待审批后,财务及相关部门应及时调账,做到账、卡、物一致,保证医院财产的完整与安全。
      随着信息网络技术的普及,医院只有与计算机技术有机结合,才能跟上时代的发展。医院信息网络系统建设是一项系统工程。在建网过程中,应坚持实用、安全的原则,不追求大而全。设备选型应以实用、经济为原则。网络系统较大地提高了医院的工作效率和质量,也取得了较好的社会效益和经济效益,计算机网络的高效便捷、准确严谨,为医院管理的科学化、规范化、标准化提供了很好的基础和条件。医院信息化管理下的财务内部控制,只有结合医院实际情况,有针对性采取各种有效措施,才能使医院信息化管理系统正常、有效地运行,规避潜在的财务风险,保证国有资产的安全。
      
      三、如何增强药品核算的内部控制
      
      医院药品作为重要的库存物资,必须加强内部控制。医院对药品管理严格遵循“定额管理、安全有效、加速周转、保证供应”的原则。药品应根据医疗业务的需要,实行计划采购、计划供应的办法。药品的购入和领用,必须履行严格的出入库手续,未经办理出入库手续的药品采购不得入帐;仓库管理员应坚持先入库、后领出的原则。药房和药库至少每季度应进行1次有会计人员参与的盘点。对盘盈、盘亏的药品要查明原因,按规定及时进行帐务处理。药品管理按照核定的药品周转金定额组织药品储备,合理划分药库和药房储备金额;严格执行国家《药品管理法》和公费医疗管理的有关制度规定;医院制剂中心的自制药品一律按物价局批准的批发价办理入库手续。药品定价应严格执行物价部门的有关规定,不得擅自提价销售。药库属于限制进入的重地,与药品无关的人员如非工作需要不得进入;药房领用药品需指定专人办理,送药工应由药剂科统一管理,送药过程应有药房工作人员随行护送。药房工作人员不得选择性地领药,凡药库有药而临床需用的必须备齐;不得为药品供应商统计某种药品的处方销售量。应授权相关人员在规定的权限内办理具体工作,不得随意录入或更改。
      医院经济管理部门负责按相关物价规定对药品维护零售价,财务科重点审核供货单位发票、入库手续是否齐全规范准确,每月按照HIS系统的统计报表来进行会计凭证的录入。月末,应核查HIS系统药品收入与会计核算软件系统的药品收入数是否相符;药库药品每月入库数额与会计核算软件系统应付账款的相关金额数是否相符等。药库定期盘点,与财务账目的相应余额进行核对,仔细核查盘点过程中出现的不合理盈亏。
      
      四、如何规范医保信息管理系统
      
      医疗保险和医院是信息化程度高而且复杂的机构,其信息除了具有一般的信息的特征以外,通?;咕哂邢喙匦?、多样性、时效性以及数据海量、法律准则等特性。由此可见手工管理将会浪费很多的财力、物力,而HIS的引进将为医疗保险机构和医院解决这一难题。实用性是评价系统的主要标准,它应该符合现行医疗保险体系结构、医院体系结构、管理模式和管理程序。系统的建立和运行应该成为医院日常管理工作中不可缺少的组成部分,并且为医院带来一定的经济效益和社会效益。现代化医疗保险定点医院管理体系,必须要有信息系统支持,以便适应新的医院运行机制转变,即由社会福利型向经营核算型转变,要求管理者由经验管理向现代科学管理转变。
      针对医院每日产生的医??钕?会计核算软件系统应在“应收医疗款”下设“医保应收款”二级明细科目,根据医保性质按人名设相应三级明细科目进行核算,月终将上述科目的借贷方发生额相互核对并与医保办及时沟通,及时催要未返回医保应收款。
      
      五、如何完善库存物资的内部控制
      
      医院库存物资包括低值易耗品、卫生材料、其他材料,是医院正??挂搅品竦募崾当U?。医院低值易耗品是指医疗服务过程中经多次使用不改变其实物形态,而其单位价值又低于固定资产起点,或其单位价值虽达到固定资产标准,但使用期限极短或易于损坏的物品。医院低值易耗品大致可以分为:医疗用品、办公用品、棉织品、其他用品等;按管理部门可以分为后勤低值易耗品如桌椅、被服等和器械低值易耗品如电脑桌椅、听诊器、血压计等。长期以来,医院的库存物资管理受计划经济体制下传统管理模式的束缚,家底不清,管理无序,效益低下,与现代医院快速发展的形势不相适应。规范医院库存物资管理,做到计划采购、保障供应、减少流动资金占用和损失,降低医疗成本,提高医院资金使用。医院的库存物资应从申购、审批、采购、验收、付款等方面加强内部控制。月末,应对库存物资进行盘点,核对库房管理软件中的库存物资余额与会计核算软件系统的相关余额是否相符?!?
      
      参考文献
     ?、佟兑搅苹共莆窕峒颇诓靠刂乒娑?试行)》[Z].卫生部,2006(6)
     ?、谥钚忝?、张媛,《影响医院会计电算化进程的深层次问题及对策》[J].《中国卫生经济》,2007(7)
      (作者:安徽医科大学第一附属医院病管科)
      责编:姚少宝
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